Notre processus administratif
Standard téléphonique
Le standard téléphonique est ouvert du lundi au vendredi de 08h30 à 12h, puis de 13h30 à 17h30. En dehors de ces horaires, un répondeur s’active automatiquement. Les messages sont transmis par mail, sous le format de fichier audio, à la boîte mail de la région concernée
Conseil et inscription
Un conseiller formation renseigne nos clients sur les aspects financiers, techniques (prérequis, intitulés et durées adaptés), ainsi que sur le calendrier et le lieu des stages.
Il peut envoyer des éléments complémentaires par mail (programme de formation, proposition commerciale), finaliser immédiatement les inscriptions, ou transférer l’appel en interne quand il faut solliciter une autre compétence. Le service s’engage à vous apporter une réponse dans les 4 heures après réception de votre demande par mail.
Edition et envoi des conventions
La convention est générée au moment de l’inscription du candidat et envoyée immédiatement par mail, avec toutes les pièces jointes requises (programme, plan d’accès, convention, document annexe selon référentiel), via notre outil de gestion interne.
Formation et validation
La formation est confiée à l’équipe pédagogique exploitation qui prend en charge les stagiaires depuis l’accueil jusqu’à l’évaluation finale du stage.
Le service administratif contacte les clients afin de signaler les absences, le matin même du stage.
Edition et envoi des titres
Notre outil de gestion récapitule quotidiennement les formations échues et en attente de traitement.
Si le dossier est complet, le certificat de stage est édité via notre outil de gestion, ou par le biais d’un outil spécifique, si le référentiel de la formation concernée le prévoit . Il est ensuite systématiquement envoyé par courrier.
Le service s’engage à vous envoyez la totalité de vos documents dans les 72 heures suivants la formation.
Facturation
La facture est éditée au même moment que la préparation du certificat de stage. Elle est ensuite envoyée au client, accompagnée des feuilles de présence, programmes et certificats de stage.
Le dossier de facturation est envoyé par mail, par courrier ou déposé dans un outil spécifique, selon les demandes clients.
Notre planning mis à jour en temps réel
Nous offrons la possibilité de consulter notre planning en ligne.
Celui-ci indique en temps réel les dates des sessions de formations planifiées en inter dans nos centres et les possibilités d’inscription des stagiaires en visualisant le nombre de places disponibles par formation.
